Především musíme rozlišit kontrolní den stavby a kontrolní prohlídku stavby. Zatímco kontrolní prohlídka stavby je pojmem nového stavebního zákona a nástrojem státního dozoru ve věcech územního plánování a stavebního řádu, pojem kontrolní den stavby současné platné stavebně právní předpisy nepoužívají. Používaly jej v minulosti již zrušené právní předpisy. Jiné již zrušené právní předpisy používaly ve stejném významu termín kontrolní porady. Účelem kontrolního dne bylo zejména zjistit, zda průběh přípravy, popřípadě realizace staveb je v souladu s údaji stanovenými v tzv. režimu staveb. V současné stavební praxi se termín kontrolní den stavby používá, a to v oblastech soukromoprávní (např. smluvní ujednání).
V rámci kontroly provádění stavby organizuje zpravidla 1 x týdně technický dozor stavebníka popř. sám stavebník kontrolní dny, jejich četnost je závislá na složitosti stavby, na postupu provádění prací, na potřebě zajistit koordinaci prováděných prací s ostatními zhotoviteli, resp. Podzhotoviteli, kteří působí současně na stavbě, a v závislosti na důležitosti projednávaných úkolů a z nich vyplývajících povinností jednotlivých účastníků výstavby. Projednávané úkoly se zaznamenávají do zápisu z kontrolního dne. Tento postup je pouze doporučený a není dnes zakotven do žádného platného právního předpisu. Vzhledem k potřebě zajištění právní kontroly provádění prací a zejména pravidelné informovanosti stavebníka o průběhu výstavby a řešení úkolů na stavbě, což bývá zpravidla také zakotveno do podmínek výkonu technického dozoru stavebníka uvedených ve smlouvě pro výkon TD, se tento postup osvědčil a je doporučován k praktickému využití.
Zápisy z kontrolních dnů se provádějí:
- na místě stavby čitelným zápisem do stavebního deníku zhotovitele (u menších zakázek), popř. samostatným zápisem, který je po skončení kontrolního dne rozeslán zpravidla v elektronické formě zúčastněným osobám;
- v záhlaví zápisu se uvede název akce, pořadí kontrolního dne, které jsou číslovány vzestupnou řadou, dále se uvádí datum konání a seznam účastníků (popř. se uvádí účast podle prezentační listiny uložené u TD s uvedením pořadového čísla kontrolního dne, které je totožné s pořadovým číslem kontrolního dne);
- v úvodu zápisu z kontrolního dne se provede kontrola harmonogramu postupu prací a výhledem dalších prací a činností na období do příštího kontrolního dne, popř. dohodnuté termíny kontroly prací, opatření k dodržování harmonogramu postupu výstavby apod.;
- následuje kontrola plnění úkolů z předchozího kontrolního dne (předchozích kontrolních dnů);
- v dalším průběhu jednání se uvádějí nové úkolu a zaznamenávají v zápisu z kontrolního dne;
- jednotlivé projednávané body se číslují vzestupnou řadou (např. 1.5, kde první číslovka značí číslo kontrolního dne a druhá číslovka představuje pořadí projednávaného bodu);
- ke každému projednávanému bodu je nutno přijmout závěr, např. kdo úkol zajistí či provede, v jakém termínu apod. Úkol, který byl v průběhu organizování kontrolních dnů vyřešen, se v dalším zápisu neuvádí (uvede se např. „vypouští se ze sledování“ nebo „je řešeno samostatným zápisem“ apod.);
- zápis z kontrolního dne se po jeho sepsání na stavbě za účasti zúčastněných osob nahlas přečte a opatří podpisy účastníků jednání kontrolního dne;
- na závěr zápisu se uvádí termín jednání příštího kontrolního dne;
- zápis z kontrolního dne, který se zaznamenává do stavebního deníku zhotovitele (u menších zakázek) a je podepsaný účastníky jednání se v kopii určené pro TDI vytrhává ze stavebního deníku a buď se neskenovaný rozesílá účastníkům jednání kontrolního dne nebo se pořídí jeho opis a rozesílá se zpravidla společně s neskenovanou prezentační listinou elektronickou poštou po jednání účastníkům kontrolního dne podle rozdělovníku – prezenční listiny.